Бізнес план: як організувати бізнес на виставках

18

Створити діючий і прибутковий бізнес на організації виставок можна. Але потрібно розуміти і специфіку вашої власної справи, і ставлення потенційної аудиторії, і доступний час відвідування, і інформаційну обізнаність клієнтів, і логістику пересування учасників, і ще безліч речей, які будуть впливати на успішність вашого проекту.

Пам’ятайте, що, скільки б не проводилося різних виставок у вас в місті, далеко не всі вони прибуткові для організаторів. Багато виставок поодинокі і після невдалого показу перестають існувати. А кількість їх формується трендом.

Види виставкових заходів

Виставка продукції

Найпоширеніша форма організації бізнесу на виставкових заходах.  мета подібного виду-ознайомити діючих і потенційних клієнтів з асортиментом продукції фірми, новинками, запустити рекламну компанію, збільшити попит на певний товар. Стандартно, під час проведення таких виставок, на вітрини і полиці виставляються зразки всієї продукції або ж новинки фірми, розкладається описова література, рекламні буклети з контактами, а також ставиться відповідальний співробітник, який буде залучати відвідувачів і консультувати з усіх наявних питань.

Виставка груп виробів

Мета подібного виду виставки – провести дослідження попиту споживачів та їх реакції щодо конкретного сегмента продукції, її виду, або певної серії. Як показує статистика, більш успішні в цьому відношенні ті виставки, на яких представлені на вибір споживача кілька груп товарів, або навіть товар від різних постачальників і виробників.

Тематичні виставки

Стимулювання попиту і підвищення рівня продажів – ось мета подібного роду виставок. Тематики таких заходів можуть варіюватися в абсолютно різному діапазоні. Це можуть бути і арт-галереї, виставки дизайну і моди, ярмарки виробів ручної роботи. Стандартно такі заходи проводяться в святкові або вихідні дні, коли люди мають можливість відвідати її в будь-який час дня, не поєднуючи справу з роботою.

Окремо потрібно зауважити, що такий вид виставок завжди супроводжується майстер-класами для споживачів, які як підвищують інтерес до самого заходу, так і сприяють більш щільному знайомству людей з видом діяльності і приносять додатковий прибуток організаторам і учасникам.

Маркетингові виставки

Мета подібного роду виставок – виявити обсяг продажів в певних торгових точках. Це може бути магазин, супермаркет, ринок або бутік. Також характерно надання можливості по розкрутці певного магазину або постачальника.

Виставка колекцій

Як і виставка груп виробів, спрямована на виявлення і вивчення попиту діючих і потенційних споживачів щодо певного виду товару, нової серії або продукти від різних виробників. Також організовується для ознайомлення та формування попиту на новий вид товару.

Приміщення для виставки

Природно, перший фактор, який впливатиме на необхідні розміри для проведення заходу – експозиція. Які саме речі і товари будуть виставлятися на виставці. Якщо це габаритні предмети, або дизайн проекти, що вимагають багато вільного місця, то відповідно і орендована площа повинна буде вмістити всіх на комфортних умовах.

Другий фактор-кількість учасників. Якщо мова йде про захід, де на суд публіці буде представлено безліч виробників зі своїм товаром, то ви повинні заздалегідь прорахувати розміщення зі схемою, щоб не було неприємних складнощів перед відкриттям.

Третій фактор-передбачувана кількість відвідувачів. Так, точні прогнози дати досить складно. Однак якщо в процесі ви будете змушені пускати людей партіями, то придбаєте негативну репутацію як невмілий організатор. Винятки становлять такі випадки, коли народу дійсно дуже багато, а не приміщення підібрано маленьке.

Але стандартно приміщення, яке дійсно може принести дохід від виставкового заходу не повинно бути менше 2500 квадратних метрів.

Специфіка цього бізнесу така, що окрема оренда офісного приміщення для ведення діяльності звідти не передбачена. Однак пам’ятайте, що, швидше за все, вам знадобиться хоча б невеликий склад, де ви будете зберігати реквізит та інвентар. Сюди відносяться і рекламні стенди, штативи для банерів, збірні місця для учасників, стійки адміністрації і багато іншого з варіюється від специфіки.

Персонал

Кількість персоналу, який буде необхідний на заході, також залежить від того, який формат виставки вами передбачений. Існують і такі, де цілком можуть впоратися дві людини. Однак, швидше за все, вам знадобляться:

— різноробочі. 5 осіб.

Ця категорія персоналу буде вашою основною робочою силою під час організації та після проведення заходу. Перенесення обладнання, складання стендів, налаштування апаратного забезпечення, розбір та інші фізичні і технічні дії під вашим керівництвом ляжуть на них.

— адміністратори. 2 людини.

У разі, коли виставка проходить в дуже тривалий термін, може знадобиться і більша кількість осіб. Але найчастіше вистачає і двох, а іноді і одного. Ці люди будуть вести адміністративну та організаторську діяльність під час виставки, фактично виконуючи ваші обов’язки, стежачи за правильним ходом заходу, слідуванню плану. Під час виникнення питань у відвідувачів і учасників, насамперед питання вирішують саме адміністратори.

— прибиральники

Необов’язковий пункт. Можна віднести до різноробочим і включити в їх обов’язки. Але майже завжди виставка вимагає постійного контролю над чистотою, що пов’язано з пересуванням великої кількості людей. Тому діюча прибиральниця повинна постійно знаходиться на вашій виставці і завжди бути готова відреагувати.

Що стосується заробленої плати, то у всього персоналу вона відрядна, так як виставка проходить тільки в певні дні. Однак туди потрібно віднести і ті дні, коли захід тільки готується. Наприклад, час складання стендів можна оплачувати окремо або як один робочий день.

Уважно до набору персоналу потрібно поставитися тільки в тому плані, що всі робітники будуть постійно перебувати в одному приміщенні з товаром, який має певну цінність. А також слід простежити за компетентністю адміністративних працівників. Адже саме на їхні плечі ляже відповідальність при спілкуванні з людьми і вирішенні питань.

Підготовка виставки

Як і у всякому бізнесі, вам попередньо потрібна інформація про те, для кого ви робите цю виставку, і як на це відреагують ті, хто буде приносити вам прибуток. Проводиться аналіз ринку з метою розуміння того, що потрібно виставляти і кому показувати.

Допоможе в цьому визначення рівня популярності конкретного, обраного вами товару, або виду послуги. Обов’язково вони повинні бути потрібними, або викликати інтерес у споживача. Краще заздалегідь визначити, для якої верстви населення буде більше підходити виставкова продукція, щоб спокійніше оперувати ціноутворенням квитків і прогнозом відвідуваності, а також часом проведення заходу.

Далі, вами створюються бази підприємств або приватних осіб, що відносяться до обраного товару і послуги. Вони повинні бути самі зацікавлені в просуванні свого товару сторонніми способами виставкового характеру.

Інформування потенційних учасників відбувається задовго до виставки. Тому що на підготовку у підприємства йде багато часу, а іноді і грошей. Інформація розсилається у форматі запрошень. Способів розіслати запрошення дуже багато. Найпопулярніші-смс-розсилка з дублюванням на електронну пошту і пізніше – уточнюючий дзвінок по телефону.

У випадку, якщо ви відчуваєте будь-які складнощі з правильною організацією інформування ваших потенційних клієнтів, можете звернутися за послугами в спеціалізовану організацію, яка бере на себе інформаційний маркетинг. Однак не забудьте внести до статті витрат оплату їх послуг.

Формування плану по організації

Сама організація виставкових заходи повинна вестися по декількох напрямах одночасно:

  1. складання трафіку виставок
  2. аналіз попиту на виставляється продукцію
  3. рекламна компанія
  4. узгодження термінів поставки товару для виставлення на стенди
  5. договірна основа і документообіг з усіма сторонами, що належать до участі в дії.

Реклама виставки

Говорити про роль реклами в бізнесі не має сенсу, однак у випадку бізнесу на організації виставкових заходів,Концепції проведення маркетингових компаній відіграють вирішальну роль для організаторів, тому що безпосередньо впливають на відвідуваність. А цей фактор оцінюється в першу чергу вашими клієнтами-учасниками виставки.

Тому використовувати всі можливі засоби реклами в цьому випадку буде вірним рішенням. Але, природно, з оглядкою на дієвість рекламних акцій на ту чи іншу аудиторію, яку до моменту проведення реклами ви вже будете знати.

Відмінним способом вважається інформування численних видань невеликими прес-релізами. У разі засобів масової інформації, найчастіше вони самі зацікавлені в висвітленні культурної та ділової програми міста, куди безумовно ваш захід буде ставитися.

Крім цього будуть корисні всі можливі недорогі форми реклами-публікація інформаційних оголошень на профільних (або ж, в деяких випадках, масових) порталах у світовій мережі. Радіо і телебачення – одні з найпопулярніших каналів просування, однак і цінник на них відповідний. Тому варто заздалегідь оцінити свої можливості.

Якщо виставка буде розрахована на відвідування середнього прошарку населення, який по суті є найчисленнішим, то завдання з рекламою ще більше спрощується. Інформацію можна розміщувати на пілларсах в торгових центрах, на інформаційних табло в метро. Широко використовуються і зовнішні мультимедійні модулі.

Проведення виставки

Як і у випадку організації самого бізнесу, складає план проведення із зазначення термінів, часу, розкладу. Особливо, якщо виставковий захід міститиме додатковий контент – виступи, презентації, кава-брейк, майстер-класи.

При правильному проведенні попередніх етапів, сам захід пройде гладко і принесе бажаний результат. Головне-вчасно реагувати на всі виникаючі питання і ситуації.

Також, якщо який-небудь товар не користується попитом взагалі, варто замінювати його іншим, заздалегідь підготовленим. І це не повинно стати несподіванкою.

Підведення підсумків

Проведення аналізу минулого заходу – також важлива частина, якщо ви хочете успішно займатися організацією на постійній основі. Потрібно виділити позитивні і негативні моменти, щоб в подальшому передбачити те, що з якої-небудь причини не було передбачено в перший раз. Виявлення лідерів продажів, відгуки споживачів і учасників, помилки, недоліки і дієві ходи, які принесли найбільш бажані результати.

Оцінка ризиків в першому досвіді-складне завдання і більш доступна в подальшій роботі. Але завжди варто заздалегідь подумати про правильність вибору виробника, дати проведення, потреби покупців, їх платоспроможності на конкретному етапі. А реалізація всього цього на практиці повинна стати необхідною опорою при повторній організації. 

Ще 1000 кращих бізнес-моделей, ви можете знайти в розділах: бізнес ідеї або франшиза